Auf dem anspruchsvollen Schweizer Arbeitsmarkt sind die Aufgaben der Personalabteilung deutlich komplexer geworden. Die Personalreferent stellt die Verbindung zwischen den Bedürfnissen der Geschäftsleitung und denen der Mitarbeiter her.
Er ist in den Bereichen Lohnabrechnung, Einhaltung des Arbeitsrechts, Personalbeschaffung und Mitarbeiterbetreuung tätig. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Aspekte des Berufs sowie die Wege zum Einstieg in diesen Beruf in der Schweiz vor.
Was ist ein Personalmanager?
Der Personalreferent ist für die operative Verwaltung der Personalakten zuständig.
Im Gegensatz zum Personalassistent, der sich eher auf die Erledigung administrativer und fachlicher Aufgaben konzentriert, verfügt er in der Regel über mehr Eigenverantwortung bei der täglichen Betreuung der Mitarbeiter.
In der Schweiz wird diese Funktion häufig mit der HRSE-Zertifizierung (Human Resources Swiss Exams) in Verbindung gebracht. Der Personalmanager sorgt dafür, dass das Unternehmen über das für seinen Betrieb erforderliche Personal und die notwendigen Kompetenzen verfügt. Er fungiert zudem als Vermittler zwischen der Geschäftsleitung, den Teamleitern und den Mitarbeitern.
Was sind seine wichtigsten Aufgaben?
Der Arbeitsalltag eines Personalmanagers umfasst administrative, rechtliche und zwischenmenschliche Aufgaben.
Administrative und vertragliche Steuerung
Der Personalreferent ist insbesondere für folgende Aufgaben zuständig:
- Erstellung von Arbeitsverträgen; ;
- Anlegen und Aktualisieren der Personalakten; ;
- Verwaltung der Mitgliedschaften bei den Sozialversicherungsträgern; ;
- Vorbereitung der Unterlagen im Zusammenhang mit dem Eintritt oder Austritt eines Mitarbeiters; ;
- Erstellung von Arbeitszeugnissen; ;
- Einhaltung der internen Verwaltungsabläufe.
In der Schweiz muss das Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß und wohlwollend sein. Es muss die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers getreu wiedergeben.
Lohnabrechnung und Sozialversicherung
Die Lohnabrechnung ist einer der technisch anspruchsvollsten Bereiche dieser Tätigkeit.
Der Personalreferent hat insbesondere folgende Aufgaben:
- die Abrechnungsvariablen erfassen; ;
- Überstunden, Zulagen und Abwesenheiten berücksichtigen; ;
- Lohnabrechnungen erstellen oder prüfen; ;
- Sozialversicherungsmeldungen bearbeiten; ;
- Änderungen bei Zinssätzen und Obergrenzen verfolgen; ;
- die wichtigsten Schweizer Sozialversicherungen kennen.
Er muss die Funktionsweise der AHV, der IV, der EO, des BVG, der Arbeitslosenversicherung und der Unfallversicherung verstehen. Eine regelmäßige Beobachtung ist erforderlich, da sich die Vorschriften und bestimmte Beträge ändern können.
Personalbeschaffung und Einarbeitung
Der Personalreferent arbeitet mit den Teamleitern zusammen, um den Personalbedarf zu ermitteln und die Personalbeschaffung zu organisieren.
Zu seinen Aufgaben können gehören:
- das Verfassen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen; ;
- die Vorauswahl der Bewerbungen; ;
- die Organisation der Gespräche; ;
- die Erstellung der Verpflichtungsunterlagen; ;
- die Einarbeitung neuer Mitarbeiter; ;
- die Begleitung ihrer Integration.
Zeit- und Abwesenheitsmanagement
Der Personalreferent sorgt außerdem für die Nachverfolgung:
- Urlaub; ;
- Sonderurlaub; ;
- krankheitsbedingte Fehlzeiten; ;
- Unfälle; ;
- Überstunden; ;
- Arbeitsunfähigkeit.
Er sorgt dafür, dass das Recht auf Lohn gewahrt wird, und leitet die erforderlichen Informationen an die zuständigen Verantwortlichen weiter.
Welche Rolle spielt er im Unternehmen?
Der Personalreferent nimmt eine Vermittlerrolle zwischen den Mitarbeitern, den operativen Führungskräften und der Geschäftsleitung ein. Er kann Führungskräfte in Fragen zu Personal, Verträgen, Abwesenheiten oder Sozialversicherungen beraten.
Im Zuge der Digitalisierung nutzt er zunehmend HRIS-Tools, um bestimmte Verwaltungsaufgaben zu automatisieren und Informationen zu zentralisieren.
Er kann auch an der Überwachung von Indikatoren wie den folgenden mitwirken:
- die Personalfluktuationsrate; ;
- die Fehlzeitenquote; ;
- der Personalbedarf; ;
- Personalkosten; ;
- die durchschnittliche Dauer des Einstellungsprozesses; ;
- der Fortbildungsbedarf.
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Welche Fähigkeiten muss man mitbringen?
Um diese Funktion auszuüben, ist es erforderlich, fachliche Kompetenzen und zwischenmenschliche Fähigkeiten zu vereinen.
Technische Kompetenzen
- Arbeitsrecht und Rechtsbeobachtung: das Obligationenrecht, das Arbeitsgesetz und die wichtigsten geltenden Vorschriften kennen.
- Sozialversicherungen: die Funktionsweise der verschiedenen Versicherungen und Vorsorgeleistungen verstehen.
- Lohnabrechnung: die für die Lohnabrechnung erforderlichen Daten erfassen, überprüfen und verarbeiten können.
- Personalverwaltung: die Prozesse im Zusammenhang mit der Einstellung, der Betreuung und dem Ausscheiden von Mitarbeitern zu beherrschen.
- Digitale Werkzeuge: HR-Software, Bürosoftware und HR-Informationssysteme nutzen.
Verhaltenskompetenzen
- Vermittlung und Diplomatie: sensible Situationen professionell zu bewältigen.
- Sorgfalt und Organisation: Akten und Daten sorgfältig bearbeiten.
- Diskretion: die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten und Gehaltsangaben zu wahren.
- Zuhören und Einfühlungsvermögen: die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu verstehen und sie entsprechend zu begleiten.
- Mitteilung: den verschiedenen Ansprechpartnern klare Informationen zu vermitteln.
Wie hoch ist das Gehalt in der Schweiz?
Die Vergütung eines Personalmanagers hängt von der Berufserfahrung, der Ausbildung, der Branche, der Unternehmensgröße, dem Kanton und dem Umfang der Aufgaben ab.
Laut den von FormaSuisse zitierten Daten, die auf Analysen von Jobup basieren, wurden für das Jahr 2024 zur Information folgende Beträge angegeben:
- Profil für Anfänger: zwischen 65.000 und 75.000 CHF brutto pro Jahr; ;
- Bestätigtes Profil: zwischen 80.000 und 95.000 CHF brutto pro Jahr; ;
- Personalreferent: 100'000 CHF brutto pro Jahr oder mehr.
Das Mediangehalt liegt bei etwa 95'000 CHF brutto pro Jahr. Das 13. Monatsgehalt, Prämien und Boni hängen vom Arbeitsvertrag und allfälligen geltenden Vereinbarungen ab.
Wie gelangt man in diesen Beruf?
Der Einstieg in diesen Beruf setzt häufig den Erwerb des HRSE-Zertifikats als Personalmanager voraus.
Die genannten Zulassungsbedingungen lauten wie folgt:
- über ein CFC, eine Maturität, ein Abitur oder einen gleichwertigen Abschluss verfügen und zwei Jahre Berufserfahrung nachweisen können; ;
oder
- vier Jahre Berufserfahrung nachweisen, ohne über ein CFC oder einen gleichwertigen Abschluss zu verfügen.
Die Schulung umfasst in der Regel:
- die administrative Personalverwaltung; ;
- die Sozialversicherungen; ;
- die Gehälter; ;
- Arbeitsrecht; ;
- die interne Kommunikation; ;
- die Organisation der HR-Prozesse.
Das Zertifikat ist zudem ein nützlicher Schritt zur Vorbereitung auf das eidgenössische Fachausweis als Personalfachmann/-frau.
NCAcademy bietet einen Online-Kurs an, mit dem man sich im eigenen Tempo auf das HRSE-Zertifikat für Personalmanager vorbereiten kann. Die Schulung umfasst theoretische Inhalte, Übungen und eine Betreuung.
Diese Organisation ermöglicht es:
- seine berufliche Tätigkeit fortzusetzen; ;
- sich die erforderlichen Kenntnisse schrittweise anzueignen; ;
- sich auf die HRSE-Prüfung vorbereiten; ;
- die erlernten Konzepte in seinem beruflichen Umfeld anwenden.
Informieren Sie sich über den Lehrplan, die Zulassungsbedingungen, die Inhalte der Module und die Modalitäten der Ausbildung.
Welche beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten gibt es?
Nach mehrjähriger Erfahrung kommen verschiedene Weiterentwicklungen in Betracht.
Personalfachkraft
Das eidgenössische Fachausweis als Personalfachmann ermöglicht es, die strategischen, organisatorischen und methodischen Aspekte dieser Tätigkeit zu vertiefen.
Spezialist für Lohnbuchhaltung
Wer sich für Lohnabrechnung und Sozialversicherungen interessiert, kann sich auf den Bereich Payroll spezialisieren und Aufgaben wie Sozialversicherungsmeldungen, Lohnkontrollen oder den Kontakt zu den Versicherungen übernehmen.
Leiter oder Direktor der Personalabteilung
Mit Erfahrung und Managementkompetenzen kann der Manager in Positionen wie Personalreferent, HR-Business-Partner, Personalverantwortlicher oder Personalleiter aufsteigen.
Fazit
Der Personalreferent ist für die administrative, rechtliche und personelle Betreuung der Mitarbeiter zuständig. Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere Arbeitsverträge, Sozialversicherungen, die Lohnabrechnung, die Personalbeschaffung und die Verwaltung von Abwesenheiten.
Die Digitalisierung verändert die Arbeitsweisen, doch Sorgfalt, Vertraulichkeit und zwischenmenschliche Kompetenzen bleiben unverzichtbar.
Der Erwerb des HRSE-Zertifikats kann den Einstieg in diesen Bereich ermöglichen, die Berufserfahrung festigen oder den Weg zu einer Spezialisierung ebnen.
Häufig gestellte Fragen
1. Ist das HRSE-Zertifikat für die Arbeit im Personalwesen in der Schweiz zwingend erforderlich?
Er ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Er wird jedoch anerkannt und von Personalvermittlern regelmässig verlangt, insbesondere in der Westschweiz.
2. Was ist der Unterschied zwischen einem HR-Assistenten und einem HR-Manager?
Der Personalassistent übernimmt in erster Linie administrative und technische Unterstützungsaufgaben. Der Personalreferent verfügt in der Regel über mehr Eigenverantwortung und kann die Führungskräfte beraten.
3. Kann man Personalmanager werden, ohne vorherige Erfahrung in diesem Bereich zu haben?
Ja. Die für den Erwerb des Zertifikats erforderliche Berufserfahrung kann auch in einem anderen Bereich erworben worden sein. Ihre Dauer hängt vom jeweiligen Abschluss ab.
4. Sind in den angegebenen Gehältern Boni enthalten?
Die Beträge entsprechen den voraussichtlichen Bruttojahresgehältern. Das 13. Monatsgehalt, Prämien und Boni hängen vom jeweiligen Vertrag ab.
5. Bereitet die Ausbildung bei NCAcademy auf die HRSE-Prüfung vor?
Ja. Der Kurs ist so konzipiert, dass er die Lernziele des Zertifikats abdeckt und die Teilnehmer auf die HRSE-Prüfung vorbereitet.
Verwendete Quellen
- Agrotec Schweiz, Das Arbeitszeugnis, 2018.
- HR-Wörterbuch, Personalreferent: Aufgaben, Kompetenzen und Gehalt 2026, 23. April 2026.
- FER Genf, Sozialversicherungen – neuer Leitfaden für Unternehmen, 5. Juli 2021.
- FormaSuisse, Beruf im Personalwesen: Personalreferent, 15. Mai 2024.
- HR Today, Auswirkungen der Digitalisierung auf die Aufgaben und Kompetenzen von Personalfachkräften, 22. Oktober 2024.
- Loyco, Was versteht man unter Personal-Outsourcing?, 2024.
- Orientation.ch, Personalfachkraft – Option A: Personalmanagement in Unternehmen BF.